Bewertungsbogen: Mitarbeiter fair bewerten

Die regelmäßige Bewertung von Mitarbeitern gehört heute zum Führungsinstrumentarium in jedem Betrieb. Eine häufig mindestens einmal im Jahr stattfindende Besprechung soll dem Mitarbeiter zeigen, wie er sich im Unternehmen entwickelt und welchen Stellenwert seine Leistung im Gesamtergebnis des Unternehmens hat. Diese Bewertungen haben aber nur dann einen Sinn, wenn sie fair und für jeden Mitarbeiter gleich ablaufen.

Voraussetzungen für eine faire Beurteilung

Bewertungen sollten immer regelmäßig erfolgen und auch immer einen möglichst gleichen Zeitraum umfassen. Üblich sind Besprechungen mit dem Mitarbeiter zum Jahresende, in denen dann auch ein ganzes Jahr beurteilt wird. Durch die regelmäßige Besprechung kann der Mitarbeiter auch nachvollziehen, welche Entwicklung er im Unternehmen nimmt. Um hier ein klares Bild zeichnen zu können, müssen klare Kriterien bestimmt werden, nach denen die Bewertung erfolgt. Hierfür sollte im Betrieb jederzeit ein Vordruck zur 

Verfügung stehen, der für alle Mitarbeiter gleich ist, wenn nicht die Arbeitsschwerpunkte hier eine Unterscheidung verlangen. Das Muster eines solchen Bewertungsbogens finden Sie in unserer FOCUS-App.

Nicht überwachen – aber beobachten

Um die Bewertung gerecht durchführen zu können, müssen Sie den Mitarbeiter über das Jahr hinweg beobachten. ­Beobachten heißt nicht überwachen. Wenn der Mitarbeiter seine Arbeit „wie gewohnt“ erledigt, müssen Sie sich keine Notizen machen. Kommt es aber zu besonders positiven oder negativen Ereignissen, sollte man sich diese notieren, denn was so alles in einem Jahr geschieht, werden Sie sich kaum merken können. 

Allerdings muss man hier bei der späteren Bewertung vorsichtig sein und diese Einzelereignisse nicht überbewerten. Außerdem sollten Sie bei allen negativen Ereignissen sofort klären, ob es sich hier um ein Problem handelt, weil die Rahmenvoraussetzungen nicht stimmen oder weil der Mitarbeiter der Aufgabe nicht gewachsen ist. Wird der Mitarbeiter dann auf eine andere Position versetzt, kann es durchaus sein, dass seine Gesamtbeurteilung nach einem Jahr gut ausfällt und Sie einen wertvollen Mitarbeiter gewonnen haben. 

Seien Sie bei der Beurteilung von Problemen auch selbstkritisch. Fragen Sie sich, ob Sie nicht doch Vorurteile gegenüber dem Mitarbeiter haben und diese in Ihre Bewertung der Panne einfließen.

Wie jedes Gespräch mit Ihren Mitarbeitern muss auch das Bewertungsgespräch vorbereitet werden. Sofern es sich nicht um das erste Bewertungsgespräch handelt, nehmen Sie zunächst den Ergebnisbogen des Vorjahres zur Hand. Schauen Sie sich die Vorgaben an, die für das laufende Jahr vereinbart wurden und prüfen Sie, ob diese erreicht wurden und wenn ja, in welchem Umfang. Wurden die Ziele nicht oder nur zu einem geringen Umfang erreicht, überlegen Sie, wo Ihrer Meinung nach die Gründe hierfür liegen und welche Schritte notwendig sind, um die Leistungen in eben diesen Bereichen zu verbessern. 

Nehmen Sie außerdem Ihre Notizen zur Hand und legen fest, welche Punkte Sie hiervon mit dem Mitarbeiter – eventuell noch einmal – besprechen wollen. So sollte man insbesondere Ereignisse ansprechen, in denen deutlich wird, warum der Mitarbeiter ein Ziel nicht erreichte oder erreichen konnte. Sie sollten aber auch die von Ihnen aufgezeichneten positiven Ereignisse ansprechen. Insbesondere auch zur Gesprächseröffnung eignen sich solche Punkte, um eine positive Grundstimmung für das Gespräch aufzubauen. 

Machen Sie sich zu den einzelnen Themenblöcken, wie wir sie unter „Das Gespräch führen“ aufführen, Notizen. Aber bitte wirklich nur Notizen. Keine Sätze, die Sie im Gespräch vorlesen. Je freier gesprochen wird, umso intensiver wird das Gespräch – und Versprecher sind kein Problem.

Das Gespräch vereinbaren

Legen Sie nun mit dem Mitarbeiter den Termin für das Gespräch fest. Dabei sollten sowohl Ihre als auch die

Belange des Unternehmens und des Mitarbeiters berücksichtigt werden. Planen Sie auf jeden Fall ausreichend Zeit ein. Es kann durchaus sein, dass der Mitarbeiter die Gelegenheit nutzen will, um sich mit Ihnen über einzelne Aspekte seines Arbeitsfeldes ausführlich zu unterhalten. Nehmen Sie sich diese Zeit – schon häufig haben sich hieraus Ansätze ergeben, die Ihrem Geschäft sehr hilfreich sein können. 

Für das Bewertungsgespräch gelten die Regeln, die für jedes Gespräch gelten sollten. Dazu gehört vor allem, dass man nicht gestört wird. Bei der Gesprächsvereinbarung sollten Sie auch darauf hinweisen, dass der Mitarbeiter bitte sein Handy ausschaltet, bevor er zum Gespräch kommt. Das gilt aber auch für Sie selbst. 

Das Gespräch führen

Sorgen Sie von Anfang an für eine sachliche aber dennoch lockere Atmosphäre. Ob Sie zunächst einen kurzen Smalltalk führen oder gleich mit dem eigentlichen Bewertungsgespräch beginnen, hängt letztlich von Ihrem Mitarbeiter ab. Tritt dieser eher verschüchtert auf, sollten Sie zunächst einige allgemeine Worte finden, um die Situation zu entkrampfen. Merken Sie aber, dass der Mitarbeiter förmlich darauf brennt, zu erfahren, wie er bewertet wird und seine Meinung loswerden will, starten Sie gleich mit dem ersten Block (siehe unten). 

Gerade verängstigten Mitarbeitern sollte man auch noch einmal verdeutlichen, dass es hier nicht darum geht, Mitarbeiter auszusieben und Stellen abzubauen. Es geht ganz im Gegenteil darum, für jeden Mitarbeiter den besten Platz im Geschäft zu finden, auf dem er Spitzenleistungen bringen kann und sich gleichzeitig wohlfühlt. 

Hinweis: Die folgenden Blöcke müssen nicht unbedingt in dieser Reihenfolge durchgeführt werden. Stellen Sie sie so zusammen, wie Sie es für richtig halten. 

Block 1: Rückblick und Resümee

Beginnen Sie zunächst mit einem kurzen Überblick über die Situation Ihres Geschäfts. Was hat sich zum Positiven, was zum Negativen verändert. Wie steht das Unternehmen im Vergleich zum Vorjahr da. Welche Veränderungen hat es gegeben. Diese Faktoren kann man bereits in den Smalltalk einbauen, um dann fließend auf das Hauptthema zu kommen: Die Entwicklung des Mitarbeiters im ablaufenden Jahr. 

Besprechen Sie nun die folgenden Punkte:

• Die im Vorjahr vereinbarten Ziele und in wieweit sie erreicht wurden.
• Wo liegen die Gründe für nicht erreichte Zielvorgaben?

Block 2: Was ist zu tun?

Nachdem Sie geklärt haben, welche Aufgaben nicht oder nur teilweise erledigt wurden, geht es um die Frage, was man tun kann, um zum Ziel zu kommen. Dabei sollte auch ein Blick auf die Aufgaben geworfen werden, die der Mitarbeiter gut oder sogar sehr gut gemeistert hat. Daraus kann sich ergeben, dass Sie schlicht den falschen Mitarbeiter für diese Aufgabe ausgewählt haben. So kann eine Person ein Spitzenverkäufer sein – aber total ungeeignet, anderen Mitarbeitern sein Wissen zu vermitteln oder diese zu motivieren. Es ergeben sich also verschiedene Ansatzpunkte, um das Ziel zu erreichen:

• Teamlösung: Neben dem Mitarbeiter werden weitere ­Kräfte hinzugenommen.
• Bildungsansatz: Mitarbeiter an Fortbildungsmaßnahmen zum Thema teilnehmen lassen.
• Austausch: Aufgabe mit einem anderen Mitarbeiter tauschen.

Block 3: Wie klappt’s untereinander?

Nun sollten Sie die Fragen klären, wie das Verhältnis zwischen den Mitarbeitern – aber auch zwischen den Mitarbeitern und Ihnen – aussieht. Hier müssen Sie sehr viel Fingerspitzengefühl entwickeln. Es gibt nur wenige Mitarbeiter, die Sie offen kritisieren. Darum sollten Sie das Gespräch auch mehr allgemein aufbauen und hinterfragen, wie die Beziehung der Mitarbeiter untereinander ist. In den meisten Fällen lässt sich aus den Antworten auch herauslesen, was man an Ihnen zu kritisieren hat. Im Mittelpunkt sollten dabei aber weiterhin die Mitarbeiterbewertung und die Aufgabenstellungen stehen. Klären Sie folgende Punkte:

• Wie funktionierte die Zusammenarbeit mit anderen Mitarbeitern bei der Erledigung der Aufgaben?
• Was könnte in Bezug auf die Zusammenarbeit besser gemacht werden, um die gesteckten Ziele zu erreichen?
• Werden auch Teilergebnisse auf dem Weg zum Ziel kommuniziert – wenn nein, warum nicht?
• Wie ist das Arbeitsklima allgemein? Wo gibt es Verbesserungsmöglichkeiten?
• Wie zufrieden ist man mit der allgemeinen Kommunikation untereinander und von „oben nach unten“?

Block 4: Wie geht es weiter?

Nachdem man die einzelnen Punkte ausführlich besprochen hat, sollte am Ende des Gesprächs noch einmal eine Zusammenfassung der Ergebnisse des Besprochenen stattfinden. Aus dieser Zusammenfassung heraus werden dann die nächsten Schritte abgeleitet. Hier geht es dann insbesondere um die folgenden Themen:

• Position des Mitarbeiters im Unternehmen: Hat sich aus der Bewertung ergeben, dass eine Umbesetzung von Vorteil ist? Wo sieht der Mitarbeiter selbst seine Zukunft im Unternehmen? Harmoniert diese Einschätzung mit den Ansprüchen des Geschäfts?
• Fortbildungsmaßnahmen: Welche Fortbildungsmaßnahmen sind für den Mitarbeiter notwendig? Gibt es Maßnahmen, denen der Mitarbeiter auch gewachsen ist? Welchen Nutzen haben bereits durchgeführte Maßnahmen gebracht – macht es Sinn, in dieser Richtung weiterzugehen.
• Zielszenario: Auf Basis der sich aus dem Bewertungsbogen ergebenden Ergebnisse die neuen Ziele definieren. Darüber hinaus – insbesondere bei sehr wertvollen Mitarbeitern – in einem mittel- bis langfristigen Szenario verdeutlichen, welche Zukunftsperspektiven der Mitarbeiter im Betrieb hat. 

Das Gespräch beenden

Nachdem nun die verschiedenen Punkte durchgesprochen wurden und die Bewertung im Ergebnisbogen eingetragen wurde, gehen Sie den Bogen noch einmal mit dem Mitarbeiter abschließend durch. Es gibt Mitarbeiter, die dann (noch einmal) darauf drängen, dass sie in allen Bereichen die „Bestnoten“ erhalten. Machen Sie solchen Mitarbeitern deutlich, dass dies zu keinen realistischen Ergebnissen führen würde und er im nächsten Jahr ganz sicher dadurch nur schlechter abschneiden könne. Außerdem sei dies auch gegenüber den anderen Mitarbeitern unfair.