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Urlaubsanspruch bei Teilzeit-Mitarbeitern

Foto: Georgii

Urlaub berechnen bei Mitarbeitern mit flexiblen Arbeitszeiten?

Die Zeiten, in denen Mitarbeiter immer volle Tage arbeiteten, sind schon lange vorbei. Immer häufiger werden auch in der Augenoptik flexible Teilzeitarbeitsmodelle genutzt. Hier stellt sich dann die Frage, wie man in diesen Fällen den Urlaubsanspruch ermittelt. 

Grundsätzliches

Mitarbeiter in Vollzeit haben einen gesetzlichen Anspruch von 24 Werktagen Urlaub, was vier Wochen entspricht. Entsprechend ergibt sich eine unterschiedliche Anzahl von ­Arbeitstagen, je nachdem ob fünf oder sechs Tage gearbeitet wird. Bei einer Fünftagewoche sind es 20, wird sechs Tage gearbeitet, gelten 24 Urlaubstage. 

Der Urlaubsanspruch kann durch Tarifverträge auch umfangreicher sein, als die gesetzliche Regelung es vorsieht. In diesem Beitrag gehen wir jedoch von der gesetzlichen Regelung (20/24 Tage) aus. 

Urlaubsanspruch wird grundsätzlich immer nach Tagen und nicht nach Stunden berechnet. Eine Halbtagskraft, die die gesamte Woche beschäftigt ist, hat also auch Anspruch auf 20 beziehungsweise 24 Urlaubstage.

Wichtig für unsere Rechenbeispiele: Wir gehen in allen Fällen von einer Sechstagewoche und dem gesetzlichen Mindesturlaubsanspruch hierfür von 24 Tagen aus. 

Mitarbeiter, die nur einige Tage in der Woche tätig sind

Nehmen wir an, Sie haben einen Mitarbeiter, der jede Woche lediglich am Montag und Samstag jeweils fünf Stunden tätig ist. Die Stundenzahl spielt in diesem Fall keine Rolle. An den freien Tagen hat der Mitarbeiter ja keine acht Stunden frei, sondern eben nur fünf. Da der Mitarbeiter aber nur zwei von sechs Tagen arbeitet, hat er auch nur einen Urlaubsanspruch von 2/6 des gesetzlichen Urlaubs. Sie berechnen also zunächst 1/6 des Anspruchs eines Vollzeitbeschäftigten und verdoppeln diesen Anspruch:

24 : 6 = 4

4 x 2 = 8

Der Mitarbeiter hat also einen Urlaubsanspruch von acht ­Arbeitstagen. 

Mitarbeiter mit unterschiedlichen Arbeitszeiten

Gehen wir nun von einem Mitarbeiter aus, der in einer Woche am Montag vier, sowie mittwochs und freitags jeweils zwei Stunden arbeitet. Hier legt man den Tag mit den meisten Stunden als einen Arbeitstag zugrunde und bewertet die anderen entsprechend. In unserem Fall gilt also der Tag mit vier Stunden als voller und die beiden Tage mit zwei Stunden als halbe Arbeitstage. Somit ergibt sich eine fiktive Arbeitszeit von zwei Arbeitstagen. Bei der Berechnung addieren Sie die Gesamtstunden einer Woche und teilen diese durch die Arbeitszeit an dem Tag mit den meisten Stunden. In unserem Beispiel ergibt sich also folgende Berechnung (wir gehen auch hier von einer Sechstagewoche aus):

4 + 2 + 2 = 8
8 : 4 = 2 Arbeitstage
4 x 2 = 8 Urlaubstage

Nimmt der Mitarbeiter eine Woche Urlaub, berechnen Sie hierfür zwei seiner acht Urlaubstage. Nimmt er lediglich montags (vier Stunden) Urlaub, muss er dafür einen Tag opfern. Nimmt er aber mittwochs oder freitags (zwei Stunden)
Urlaub, wird jeweils ein halber Urlaubstag angerechnet. 

Mitarbeiter, die zyklisch tätig sind

Nehmen wir an, Sie haben mit einem Mitarbeiter einen Dreiwochen-Zyklus vereinbart: In der ersten Woche arbeitet er drei Tage, in der zweiten vier Tage und in der dritten Woche vier Tage. Dann beginnt der Zyklus von vorne. Das heißt, der Mitarbeiter ist in drei Wochen insgesamt elf Tage da. Für den vollen Anspruch von 24 Urlaubstagen müsste der Mitarbeiter jedoch in drei Wochen 18 Tage arbeiten. Um die geleisteten Arbeitstage in Relation zu den Ansprüchen einer Vollkraft zu setzen, stellen Sie nun folgende Berechnung an: 

24 UAV x 11 AT : 18 AV = 15

(UAV = Urlaubsanspruch Vollzeit, AT = Arbeitstage Teilzeitkraft, AV = Arbeitstage Vollzeitkraft)

Der Mitarbeiter hat also Anspruch auf 15 Arbeitstage Urlaub (gerundet). 

Mitarbeiter auf Abruf

Bei Mitarbeitern, die auf Abruf bereitstehen, gilt es unterschiedliche Berechnungen anzustellen, die sich danach richten, ob der Mitarbeiter ganze Wochen oder einzelne Tage Urlaub nimmt. Wenn er ganze Wochen nimmt, gehen Sie von den Bereitschaftstagen aus. Nehmen wir an, Sie haben einen Mitarbeiter, der in der Woche am Montag, Dienstag und Freitag auf Abruf bereitsteht. Die für die Woche vereinbarte
Arbeitszeit spielt bei dieser Urlaubsberechnung keine Rolle. Sie berechnen den Urlaubsanspruch dann wie folgt:

24 : 6 x 3 = 12 Tage, 
an denen der Mitarbeiter nicht zur Verfügung stehen muss.

Nimmt der Mitarbeiter jedoch beispielsweise in einer ­Woche von Dienstag bis Donnerstag Urlaub, müssen Sie eine andere Berechnung anstellen, um die Stunden zu errechnen, an denen der Mitarbeiter in der Restzeit der Woche (hier Montag und Freitag) zur Verfügung steht. Angenommen Sie haben für den Mitarbeiter in unserem Beispiel 15 Wochenstunden Arbeitszeit vereinbart. Dann teilen Sie die Wochenstunden durch die Bereitschafts­tage und multiplizieren sie mit den Bereitschaftstagen, an ­denen er keinen Urlaub hat:

15 S : 3 BG x 2 BoU = 10 Arbeitsstunden

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(S = Arbeitsstunden, BG = Bereitschaftstage gesamt, BoU = Bereitschaftstage ohne Urlaub)

In unserem Beispiel können Sie den Mitarbeiter also montags und freitags für insgesamt zehn Arbeitsstunden abrufen. 

Mitarbeiter mit unregelmäßigen Arbeitszeiten

Wenn Sie eine Aushilfskraft beschäftigen, die unregel­mäßig tätig ist, legen Sie die Arbeitstage des Vorjahres zugrunde. Angenommen die Kraft war im vergangenen Jahr an 78 Arbeitstagen tätig und das Jahr hatte insgesamt 260 Arbeitstage. Sie teilen nun den Anspruch einer Vollzeitkraft (24 Tage) durch die Jahresarbeitstage und multiplizieren diese mit der Arbeitsleistung der Aushilfe. In unserem Beispiel also:

24 : 260 x 78 = 7,2 Arbeitstage

Diese Berechnung gilt jedoch nur vorläufig. Am Ende des Jahres müssen Sie die endgültige Berechnung vornehmen. Übrigens: Es ist umstritten, ob Sie die 0,2 Arbeitstage abrunden dürfen. Die Gerichte neigen aber dazu, dies nicht anzuerkennen. 

Wann verfällt der Urlaub?

Lange galt eine Faustregel, dass nicht genommener Urlaub spätestens drei Monate nach Ende des Jahres, in dem er entstand, verfällt. Das galt auch für die Teilzeitmitarbeiter. Diese Regel können Sie aber inzwischen komplett vergessen. 

Aufgrund einer Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs hat das Bundesarbeitsgericht in einem Urteil von 2019 die Regeln, wann Urlaubsansprüche der Mitarbeiter verfallen, präzisiert. 

In dem Verfahren, das der Entscheidung zugrunde liegt, verlangte ein Mitarbeiter nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses, dass man ihm nicht genommenen Urlaub (insgesamt 51 Tage) ausbezahlen solle. Der Arbeitgeber wies jedoch darauf hin, dass der Mitarbeiter für
diesen Urlaub nie einen Urlaubsantrag eingereicht habe und lehnte die Auszahlung ab. Daraufhin klagte der Mitarbeiter und konnte sich auch in den Vorinstanzen zum Bundesarbeitsgericht durchsetzen. 

So stellte das zuständige Landesarbeitsgericht in seiner Begründung fest, dass der Urlaubsanspruch grundsätzlich zum Ende des Jahres verfalle. Es sei jedoch Sache des Arbeitgebers dafür zu sorgen, dass der Mitarbeiter seinen Jahresurlaub auch nehmen würde. Dies habe der Arbeitgeber unterlassen. Darum habe der Mitarbeiter die Möglichkeit, für den entgangenen Urlaub Schadenersatz in Form von Ersatzurlaub zu verlangen. Da das Beschäftigungsverhältnis inzwischen aufgelöst wurde, müsse der Arbeitgeber den Urlaubsanspruch finanziell abgelten. 

Da der Arbeitgeber sich nicht durchsetzen konnte, ging er in Revision. Das Bundesarbeitsgericht hob die Vorentscheidung in seinem Urteil vom 19. Februar 2019 auf und verwies das Verfahren an das Landgericht zurück (Aktenzeichen 9 AZR 541/15). In seiner Urteilsbegründung stellten die Richter grundsätzliche Regeln für den Umgang mit Urlaubsansprüchen auf. 

Das Bundesarbeitsgericht gab die bis dahin gültige Rechtsauffassung auf, wonach es auch zum Verlust des Urlaubs kommt, wenn der Mitarbeiter zwar rechtzeitig den Urlaub beantragte, der Arbeitgeber ihn aber nicht gewährte. Allerdings ­bestand hier die Möglichkeit, Schadenersatz in Form von Ersatzurlaub oder – bei Ende des Arbeitsverhältnisses – durch finanziellen Ausgleich zu verlangen.

Aufgrund einer Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) (Urteil vom 6. November 2018 – Aktenzeichen C-684/16) wurde diese Rechtsauffassung vom BAG aufgegeben. Nun verweist das Gericht unter anderem auf den Artikel 7 Absatz 1 der EU-Richtlinie 2003/88/EG:

„Die Mitgliedstaaten treffen die erforderlichen Maßnahmen, damit jeder Arbeitnehmer einen bezahlten Mindestjahresurlaub von vier Wochen nach Maßgabe der Bedingungen für die Inanspruchnahme und die Gewährung erhält, die in den einzelstaatlichen Rechtsvorschriften und/oder nach den einzelstaatlichen Gepflogenheiten vorgesehen sind.“

Danach, so das BAG, kann der Arbeitgeber den Zeitpunkt des Urlaubs bestimmen, wobei er die Belange des Arbeitnehmers berücksichtigen muss. Der Arbeitgeber muss also nicht zwingend den gewünschten Urlaub gewähren. 

Die EU-Richtlinie verlangt aber vom Arbeitgeber, dass er konkret und in völliger Transparenz dafür sorgt, dass der Arbeitnehmer tatsächlich in der Lage ist, seinen bezahlten Jahresurlaub zu nehmen. Der Mitarbeiter muss also – erforderlichenfalls förmlich – aufgefordert werden, seinen Urlaub zu nehmen. Dem Mitarbeiter muss klar und unmissverständlich mitgeteilt werden, wann der Urlaubsanspruch verfällt, wenn dieser nicht genommen wird. 

Daraus ergeben sich folgende Regelungen:

1. Der Arbeitnehmer reicht seinen Urlaub ein, dieser wird gewährt: Keine weiteren Maßnahmen notwendig.

2. Der Arbeitnehmer reicht seinen Urlaub ein, dieser kann nicht gewährt werden: Mit dem Arbeitnehmer wird ein Alternativzeitpunkt gesucht. Wird dieser gefunden, sind keine weiteren Maßnahmen notwendig. Wird kein Termin gefunden, gelten die Maßnahmen unter 3.

3. Der Arbeitnehmer reicht keinen Urlaub ein beziehungsweise es wurde kein Ausweichtermin für vom Arbeitgeber abgelehnten Urlaubsantrag gefunden: Der Arbeitnehmer muss (vorzugsweise schriftlich) rechtzeitig darauf hingewiesen werden, welche Urlaubsansprüche zu welchem Termin verfallen, wenn kein (erneuter) Urlaubsantrag gestellt wird.

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