Wenn man den Steuerberater wechseln will

Die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater ist Vertrauenssache. Deutsche Steuerberater haben nicht umsonst einen guten Ruf, sodass man oft über Jahre eine gute, partnerschaftliche Beziehung aufbaut. Dennoch kommt es vor, dass das Vertrauensverhältnis gestört wird und man den Wechsel ins Auge fasst. Doch das sollte nie überhastet geschehen.

Gut überlegt handeln

Gerade weil ein Vertrauensverhältnis über viele Jahre entsteht, sollte es nicht unüberlegt aufs Spiel gesetzt werden. Auch bei Ärger sollte man nicht spontan entscheiden. Sprechen Sie zunächst mit Ihrem Berater über die Gründe, die Sie über einen Wechsel nachdenken lassen. 

Oft stellt sich heraus, dass der Steuerberater aufgrund der Gesetzeslage nicht anders entscheiden konnte. Das klärende Gespräch sollte aber zeitnah geführt werden. Hat sich Ihr Berater tatsächlich geirrt, könnten unter Umständen wichtige Fristen versäumt werden, die zu weiteren Schäden führen können.

Hat Ihr Steuerberater wirklich falsch entschieden, sollte dies nicht grundsätzlich zum Wechsel führen. Wenn Sie schon lange partnerschaftlich harmonisch zusammenarbeiten, bedenken Sie, dass Irren menschlich ist und auch Steuerberater Menschen sind. Versuchen Sie dann zunächst, mit Ihrem Berater einen Weg zu finden, der Sie vor Nachteilen schützt.  

Der richtige Zeitpunkt

Den „richtigen Zeitpunkt“, zu dem man den Steuerberater wechseln sollte, gibt es leider nicht. Die Bearbeitung Ihrer Steuerangelegenheiten ist ein permanenter Prozess. Wenn die eine Sache erledigt ist, wird bereits eine andere bearbeitet. Jede Kündigung unterbricht deshalb fast immer einen oder meist auch mehrere laufende Prozesse, an denen der Steuerberater arbeitet. 

Ungünstig sind Kündigungen, die kurz vor oder nach der Abgabe einer Steuererklärung erfolgen. Bedenken Sie, dass sich der neue Berater erst in die Materie einarbeiten muss. Die Zeit hierfür fehlt, wenn der Termin zur Abgabe einer Erklärung vor der Tür steht. Wurden Unterlagen vom Finanzamt nicht anerkannt, muss meist kurzfristig ein Widerspruch gegen den Bescheid formuliert und eingereicht werden. In beiden Fällen fehlt es einem neuen Berater an Zeit, sich die nötigen Informationen zu beschaffen und in den richtigen Zusammenhang zu bringen.  

Hinzu kommt, dass bei einem Wechsel der „alte“ Steuerberater ebenso Anspruch für bereits geleistete Arbeit hat wie der „neue“. Dadurch kann es zu vermeidbaren Zusatzkosten kommen. 

Als günstigen Zeitpunkt bietet sich der Jahresbeginn an, wenn der (vorläufige) Steuerbescheid des Finanzamts vorliegt. Grundsätzlich sollte der Wechsel immer nach einem Monatsabschluss erfolgen und nicht zur Monatsmitte hin. 

Gründe für den Wechsel

Der häufigste Grund für den Beraterwechsel ist natürlich die Unzufriedenheit mit der Leistung des Beraters. Doch Vorsicht: Wie bereits geschildert, gehen Ergebnisse, die Ihnen missfallen, oft nicht zulasten des Steuerberaters, sondern sind auf die komplizierten Steuergesetze zurückzuführen. 

Grundsätzlich sollten einmalige „Pannen“ bei einer langfristig bestehenden Beziehung nicht gleich zum Bruch zwischen Ihnen und dem Steuerberater führen. Über einen Wechsel sollten Sie nachdenken, wenn

• der Steuerberater für Sie bei Rückfragen oder Notfällen meist nur schwer oder gar nicht erreichbar ist, 

• die Ansprechpartner innerhalb der Kanzlei häufig wechseln und eine kontinuierliche Zusammenarbeit nicht möglich ist,

• wiederholt Termine bei den Finanzbehörden versäumt werden. Dies wiegt besonders schwer, wenn allein dadurch finanzielle Nachteile für Sie entstehen. 

• die Prognosen des Beraters und die Ergebnisse immer wieder weit auseinander liegen. Das gilt erst recht, wenn das Ergebnis für Sie positiv ausfällt. Sie müssen dann vermuten, dass der Steuerberater wichtige Details übersehen hat. Kommt dies nur einmal vor, ermöglichen Sie dem Berater aber zunächst, Widerspruch einzulegen, da natürlich auch das Finanzamt Fehler macht. 

• sich herausstellt, dass die Rechtsanwaltskanzlei mit dem Grad der Digitalisierung Ihres Betriebs nicht mithalten kann. Dies kann schnell zu vermeidbaren Zusatzkosten führen, da digitalisiert erledigte Arbeiten noch einmal manuell erstellt werden müssen. 

Die Kündigung

Grundsätzlich sind bei der Kündigung die Vertragsbedingungen zwischen Ihnen und dem Berater einzuhalten. Eine Kündigungsfrist muss aber ausdrücklich im Vertrag stehen. Ein Verweis auf eine Kündigungsfrist in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen reicht nicht aus.

Nur in Ausnahmefällen kann es sein, dass die Einhaltung einer Kündigungsfrist nicht zumutbar ist. Allerdings legen die Gerichte hier strenge Maßstäbe an. Eine fristlose Kündigung sollte deshalb gleichzeitig auch „hilfsweise fristgerecht“ ausgesprochen werden. 

Mit dem Kündigungsschreiben sollten Sie gleichzeitig die ersten Schritte zur Beendigung der Zusammenarbeit einleiten. Verlangen Sie die Herausgabe der zur Verfügung gestellten Unterlagen und unterbinden Sie die Konten-Zugriffsmöglichkeiten (Einzugsermächtigungen). Bankvollmachten sollten widerrufen und der Steuerberater entsprechend informiert werden.

Herausgabe der Unterlagen

Alle zur Verfügung gestellten Unterlagen muss der Steuerberater herausgeben. Bei von ihm angefertigten Dokumenten kann es Probleme geben. Meist haben Sie diese aber bereits – physisch oder elektronisch – erhalten. Weigert sich der Steuerberater, seine Handakten herauszugeben, verweisen Sie auf das Urteil des Kammergerichts Berlin vom 29. Oktober 2013 (Aktenzeichen 26a U 88/13). Hier vertreten die Richter die Meinung, dass sich die Herausgabe aus § 66 Steuerberatungsgesetz ergibt. 

Übergabe der Unterlagen

Normalerweise benötigt der neue Berater die kompletten Unterlagen der vergangenen drei Jahre. Hierzu gehört auch die Lohnbuchhaltung, falls Mitarbeiter beschäftigt werden. Auch noch offene Ausgangsrechnungen und Lieferantenforderungen dürfen nicht vergessen werden. 

Alle Unterlagen sollten in digitalisierter Form für das Finanzamt verwertbar übergeben werden. Die Daten müssen die Voraussetzungen der GDPdU erfüllen. Bei der GDPdU handelt es sich um die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ – einer Verwaltungsvorschrift des Bundesministeriums der Finanzen. Sie regelt den Datenzugriff auf digitale Daten bei Betriebsprüfungen. Zusätzliche manuelle Aufzeichnungen sind ebenfalls zu übergeben.

Fast alle Steuerberater nutzen das DATEV-System. Andere Programme besitzen meist eine DATEV-Schnittstelle, sodass auch hier die Datenübertragung möglich ist. Für die Datenübertragung benötigt der neue Steuerberater Ihre Genehmigung. Die DATEV erfüllt die Voraussetzungen der GDPdU.

Muss das Finanzamt benachrichtigt werden?

Für die Finanzbeamten ist nur wichtig, dass der Berater von Ihnen legitimiert ist. Darum müssen Sie die Vollmacht Ihres ehemaligen Steuerberaters widerrufen und gleichzeitig eine neue Vollmacht für Ihren neuen Berater erstellen.

Was ist mit dem Datenschutz?

Zum Ende der Zusammenarbeit können Sie verlangen, dass Ihr Ex-Berater all Ihre Geschäftsdaten löscht. Viele Steuerberater freuen sich über diese Aufforderung, weil nicht endgültig geklärt ist, wie und welche Daten vom Steuerberater unter Berücksichtigung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) aufbewahrt werden dürfen. 

Der Ex-Steuerberater wird auf jeden Fall einige Unterlagen aufbewahren, mit denen er den Nachweis über seine geleistete Arbeit erbringen kann.